Konsep Kantor Virtual

Konsep Kantor Virtual
Kantor Virtual atau Virtual Office ialah sebuah “ruang kerja” yang terletak di dunia dunia online, di mana seorang individu bisa memecahkan tugas-tugas yang dibutuhkan untuk melakukan bisnis profesional atau pribadi tanpa mempunyai “lahiriah” lokasi usaha. Kantor virtual yakni sebuah format aplikasi layanan perkantoran dalam wujud virtual yang berprofesi secara online. Pembatasan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk berprofesi dari lokasi di manapun dengan menerapkan teknologi komputer seperti PC, notebook, hand phone dan jalan masuk dunia online.

Baca : Virtual office medan

Tujuan Kantor Virtual

Kemajuan teknologi terus menunjang dunia bisnis bergerak kian kencang. Kantor Virtual muncul sebagai upaya untuk menghasilkan pengurangan penerapan lingkungan kantor secara lahiriah. Pengurangan malahan penghapusan hal yang demikian bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung pada penekanan tarif (cost reduction). Sebuah kantor virtual bisa memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingi dengan menyewa ruang kantor tradisional.

Kantor virtual yakni implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan menolong karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menerapkan Kantor virtual tak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara lahiriah, karenanya yang dikurangi ialah format lahiriah kantor berupa ruangan, meja bangku, ataupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan konsisten bisa berprofesi melewati kantor virtual. Eksistensi kantor virtual bagi seorang karyawan bisa “datang” ke kantor secara kencang. Sebab sebenarnya, kedatangan dan kepergian karyawan hal yang demikian berlangsung secara virtual tak secara lahiriah datang dan hadir di lingkungan kantor.

Menghasilkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, menjalankan definisi ulang (redefine) pengerjaan kerja kantor, serta mempersiapkan situasi karyawan untuk berprofesi melewati kantor virtual. Definisi ulang pengerjaan kerja dan persiapan situasi karyawan tentunya akan melibatkan pengerjaan manajemen yang cukup rumit, secara khusus bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan metode tradisional. Meskipun infrastruktur otomasi perkantoran, meski konsisten melibatkan pengerjaan manajemen, lebih tak jarang diperhatikan dari segi teknis integrasinya.

Baca juga : Meeting room medan

Infrastruktur otomasi perkantoran bisa tertata atas tiga variasi aplikasi berikut ini:

Aplikasi perkantoran, mencakup pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.
Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dan lainnya.
Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum pembicaraan, aplikasi konferensi dan lainnya.
Perkembangan Kantor Virtual

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, saat Ralph Gregory mendirikan “Virtual Office, Inc”, di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di semua Amerika Utara dan kini diketahui sebagai “Intelligent Office”.

Sekarang dengan kian banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual, mempermudah individu untuk memaksimalkan usahanya tanpa wajib memikirkan infratruktur otomasi perkantoran. Sebagian perusahaan kantor virtual sudah menyediakan layanan dan bantuan yang berhubungan dengan kantor lahiriah, seperti domisili kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor virtual ketika ini bukan cuma sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tapi juga yakni aplikasi komplit termasuk komunikasi profesional.

Layanan komunikasi Kantor Virtual

Resepsionis Jarak Jauh – Sebuah regu pekerja kantor virtual berprofesi menerapkan teknologi Komunikasi yang terintegrasi dengan perangkat lunak Pembantu untuk menggantikan resepsionis tradisional.
Domisili Virtual – Sebuah pembantu virtual tak jarang kali yakni sekretaris bagi yang berprofesi dari rumah, dan jarang berjumpa atau bertatap muka dengan klien.
Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terkonsentrasi untuk tujuan mendapatkan dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melewati telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
Kotak bunyi ialah teknologi yang menaruh pesan bunyi elektronik.
Gedung Kantor Virtual – kantor virtual memberi Anda untuk mempunyai kantor kongkret di kota opsi Anda, supaya bisa dipakai untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau hubungan.
Layanan Ruang Kantor Virtual

Domisili Profesional – Sebuah bangunan bergengsi untuk dipakai sebagai domisili bisnis.
Domisili surat – Domisili profesional bisa dipakai untuk mendapatkan, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box .
Resepsionis – Penerapan Resepsionis sebagai ”wakil” untuk mendapatkan dan menandatangani paket atau dokumen.
Bisnis Meeting Space – Profit ruang pertemuan pantas dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk menjalankan pertemuan atau rapat.
Sebuah kantor layanan komplit virtual akan menyediakan dunia online broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.
Live Resepsionis Virtual – Sebuah layanan menjawab virtual ialah sebuah metode otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini variasi layanan bisa dirasakan tanpa membeli perlengkapan mahal.
Profit Kantor Virtual

Spesifik ada lima profit yang bisa didapatkan dengan eksistensi kantor virtual:

Pengurangan tarif operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang daerah usaha, tarif perlengkapan kantor, gaji karyawan.
Kantor virtual menerapkan jaringan komunikasi formal, semua format komunikasi terjadi melewati kantor virtual tercatat secara formal.
Rapat atau pertemuan bisa dijalankan melewati konferensi telekonferensi dan video, dan dokumen bisa ditransmisikan secara elektronik.
Pengurangan halangan kesibukan kerja seperti hujan, jalan macet, daerah jauh telah tak bisa lagi menjadi alasan untuk tak berprofesi.
Profit sosial dari kantor virtual ialah memberikan kans dan kesanggupan berprofesi untuk individu yang mempunyai tanggungan buah hati-buah hati kecil, penyandang disabilitas, ataupun lanjut umur.

 

 

Terkait : Coworking space medan